L'aumento esponenziale del flusso di informazioni ha portato alla diffusione dei software per la gestione documentale. Tali programmi hanno rivoluzionato la routine lavorativa non solo delle grandi imprese, ma anche delle realtà di piccole e medie dimensioni, in ambito pubblico e privato.
Negli ultimi 10-15 anni, le aziende italiane si sono adeguate agli standard europei e internazionali, grazie al passaggio dai documenti cartacei a quelli in formato digitale.
Pertanto, l'utilizzo di programmi ad hoc per la loro organizzazione è diventato un must irrinunciabile. Per approfondire il tema, basta proseguire nella lettura.
Indice
Programmi per la gestione dei documenti, a cosa servono?
Si tratta di strumenti finalizzati a lettura, invio, ricezione, condivisione, raggruppamento per categorie (catalogazione), conservazione e archiviazione di certificati, fatture, attestati e altri tipi di files, elaborati direttamente su dispositivo digitale o acquisiti mediante scansione di un documento cartaceo.
Tali software, compatibili con i sistemi operativi più utilizzati in ambito aziendale (Linux, macOS e Microsoft), permettono di svolgere le seguenti operazioni:
• consultazione dei dati su un registro centralizzato
• controllo delle autorizzazioni e della cronologia degli accessi
• utilizzo della tecnologia OCR per il riconoscimento ottico dei caratteri
• ricerche precise e immediate
• condivisione con personale autorizzato per la redazione di appunti e modifiche.
Il tutto avviene tramite un unico programma, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy per mantenere al sicuro le informazioni in entrata e in uscita.
Tra le finalità del sistema rientrano l'efficienza organizzativa, la tempestività negli aggiornamenti e, soprattutto, l'abbattimento dei margini di errore dovuti a inserimenti inesatti o incompleti.
Per venire incontro alle esigenze di un pubblico sempre più attento e dinamico, molti sviluppatori stanno mettendo a punto applicazioni scaricabili sui dispositivi mobili.
In questo modo, i dati diventeranno accessibili da smartphone, tablet e laptop (collegati o meno alla rete aziendale), in qualsiasi momento della giornata.
Software gestionali per aziende, i vantaggi correlati al loro impiego
Complice il periodo di smart working su vasta scala durante l'emergenza sanitaria da Sars-CoV-2 (biennio 2020-2022), la tendenza degli ultimi anni è quella di un servizio sempre più orientato alla navigazione mobile.
Ma, naturalmente, i punti di forza di un programma per l'organizzazione dei documenti non si limitano all'accesso da telefono o da tablet.
I software per la gestione documentale, infatti, aiutano l'impresa a crescere su più fronti. La straordinaria compattezza dei nuovi sistemi permettono di ridurre notevolmente gli ingombri degli archivi cartacei, con conseguente risparmio dei costi di locazione.
Se l'immobile è di proprietà del titolare, egli ha comunque l'opportunità di disporre come vuole delle aree precedentemente destinate a tale scopo, una volta fatta pulizia dei documenti scaduti o in prescrizione. Inoltre, il proprietario dell'attività può contenere i fondi per pagare il personale, grazie all'automazione di alcuni processi.
Al risparmio legato agli spazi bisogna aggiungere quello relativo al tempo, in termini di compilazione, conservazione e archiviazione.
Lo stesso dicasi per le ricerche: basta digitare una parola chiave, esplorare una categoria o aprire una finestra per avere a disposizione i dati che servono, in pochi secondi.
Pertanto, le ore risparmiate per la compilazione e la gestione manuale dei registri possono essere investite altrove.
Grazie all'opportunità di condividere istantaneamente i file di lavoro, la produttività e l'efficienza dell'impresa risultano aumentate, mentre i collaboratori si sentono ancora più integrati nella realtà aziendale.
Il tutto nel rispetto degli attuali standard sulla sicurezza informatica, quindi con protezione adeguata da attacchi hacker, login non autorizzati, virus, malware e ransomware.
Programmi e app per l'organizzazione dei documenti, criteri di scelta
Gestione ordinata dei dati, utilizzo di un unico programma per acquisizione, trasmissione, apertura e condivisione, accessibilità da qualsiasi dispositivo, rafforzamento dello spirito collaborativo, risparmio in termini monetari e di spazio sono i punti di forza di software del genere.
Tali strumenti sono in grado di migliorare considerevolmente organizzazione e fatturati, in modo semplice e veloce.
Conclusioni
Per ottenere ottimi risultati, bisogna prestare attenzione alle specifiche del programma e valutare l'impiego di una versione di prova per un periodo limitato.
Prima di un acquisto (o dell'installazione di una demo free), occorre verificare l'affidabilità del fornitore, l'efficienza del prodotto, i servizi disponibili a pagamento, lo spazio di archiviazione, la compatibilità con il sistema operativo e la presenza di certificazioni di qualità.
La lettura delle recensioni dei clienti è di grande aiuto per chi cerca informazioni in merito, purché le testimonianze siano certificate e provenienti da fonti attendibili.
Siti web dei produttori, piattaforme di distribuzione di software ed e-commerce sono sicuramente i canali a cui fare riferimento.
Ad ogni modo, l'unico sistema per comprendere fino in fondo la validità del programma è testarlo in prima persona.
Solo in questa maniera il cliente sarà in grado di fare un bilancio obiettivo tra costi e benefici, vantaggi e svantaggi.