Le aziende moderne si trovano ad affrontare una grande sfida, che diventerà sempre più pressante nei prossimi anni: la transizione digitale, ovvero la digitalizzazione dei flussi e dei processi lavorativi. È il comune traguardo da raggiungere, che richiede l’implementazione di nuove strategie interne e l’adozione di tool e device da sostituire a cartelle, schedari e archivi di carta, diventati ormai obsoleti. Nel farlo, però, bisogna prima di tutto trovare un modo per proteggersi dai rischi: aprirsi a un mondo digitale, infatti, significa esporsi alle minacce e agli attacchi informatici. Per questo, per la propria transizione verso il digitale è sempre bene affidarsi a professionisti nella gestione dei contenuti aziendali, in grado di supportare le diverse realtà aziendali in maniera efficiente.
L'era digitale in cui viviamo ha portato con sé un proliferare di dati e informazioni disponibili in rete. Tutelare e gestire l'accesso a queste informazioni è oggi la priorità assoluta. Gli attacchi informatici hanno infatti come scopo principale quello di accedere, utilizzare e/o distruggere informazioni sensibili. Nominativi, coordinate bancarie, dettagli finanziari: il rischio è davvero alto e non solo per l'azienda e la sua reputazione, ma anche per i suoi clienti. Vediamo allora cos'è la sicurezza documentale – o document security – e quali sono le strategie per applicarla al meglio.
Indice
Document security: cos'è e perché è indispensabile
La document security è un sistema per tutelare la sicurezza delle informazioni. Questo significa non solo monitorare il documento in modo continuativo, ma anche impedire l'accesso agli utenti non autorizzati.
Un'efficace strategia di sicurezza deve infatti considerare tutte le fasi del ciclo di vita di un documento, ovvero:
- acquisizione tramite la scansione di documenti cartacei o salvataggio dei documenti in un'applicazione specifica;
- archiviazione del documento in formato cartaceo o elettronico;
- gestione degli accessi e delle operazioni inerenti ciascun documento;
- conservazione ed eliminazione in totale sicurezza;
- condivisione con colleghi e partner nel modo più sicuro;
- integrazione,ovvero lo scambio di informazioni tra applicazioni di workflow.
Vantaggi della sicurezza documentale
Dopo aver visto cos'è la document security, è bene comprenderne i vantaggi. Adottare una simile strategia consente prima di tutto di garantire una sicurezza potenziata, in quanto non solo è possibile circoscrivere le destinazioni a cui ciascun documento può essere inviato, ma anche tutelarlo tramite password in modo da limitarne gli accessi.
Un altro vantaggio riguarda la gestione: conservando i dati su cloud (sono disponibili anche installazioni su server locale), tutti i documenti sono facilmente reperibili e non si rischiano eventuali perdite a causa di errori umani.
Inoltre, a beneficiarne è anche la sicurezza di stampa: le moderne tecnologie offrono infatti funzioni di stampa protetta e privata, oltre a policy di accesso che vengono controllate direttamente dall’amministratore di sistema.
ECM per la sicurezza dei documenti
In tema di sicurezza le soluzioni di ECM – Enterprise Content Management – rappresentano oggi una risorsa indispensabile. Oltre a digitalizzare documenti cartacei, permettono infatti una gestione da un unico pool centralizzato, aumentando in questo modo la reperibilità dei file, la velocità di accesso e l’ottimizzazione dei flussi di lavoro. Ma non solo.
Sfruttando livelli di accesso specifici, risultano indispensabili per incrementare la sicurezza. L'ECM crea infatti una rete informatica per l'archiviazione dei documenti in formato digitale. In questo modo:
- aiuta a gestire, archiviare e condividere tutte le informazioni in un pool centralizzato;
- aumenta la sicurezza con modalità di accesso riservate ai dipendenti;
- migliora il workflow grazie a un accesso tracciato e veloce ai documenti, utilizzando filtri e parole chiave;
- converte documenti cartacei in formato elettronico, favorendo la transizione digitale;
- evita la perdita di contenuti aziendali e dati dei clienti.
Risulta fondamentale la consulenza di professionisti che offrono questi servizi, come Kyocera Document Solutions, che ti permette di valutare quale soluzione documentale può essere in linea con le esigenze specifiche della tua azienda.