Il lead time rappresenta il periodo di tempo che intercorre tra l'emissione dell'ordine da parte del cliente e la consegna effettiva della merce. Il tempo di consegna è composto da una serie di operazioni che si svolgono all'interno o all'esterno dell'azienda, e che formano il ciclo ordine:
- Registrazione e trasmissione dell'ordine;
- Ricevimento dell'ordine e passaggio al magazzino per la composizione delle spedizioni;
- Imballaggio e preparazione della documentazione necessaria per l'uscita della merce;
- Trasporto e consegna della merce.
Il lead time del cliente rappresenta il tempo di attesa per ricevere il prodotto ordinato, mentre le aziende tendono a considerare solo la parte del ciclo ordine che possono controllare. Tuttavia, ciò può causare incomprensioni tra il venditore e il cliente, soprattutto quando il trasporto aereo o ferroviario non viene considerato.
La rapidità di consegna è un fattore critico di successo per le aziende che operano in contesti fortemente competitivi, in particolare per i clienti industriali e per la distribuzione. Per garantire un servizio di qualità, i responsabili della distribuzione fisica devono trovare un punto di equilibrio ottimale tra il livello di servizio offerto e i costi connessi a vari livelli di qualità. Il concetto di servizio al cliente si compone di due elementi principali:
- Lead time: ovvero l'intervallo di tempo necessario all'azienda per soddisfare una richiesta del cliente;
- Livello di servizio: ovvero la probabilità di avere immediatamente disponibili i prodotti richiesti dal cliente. In caso contrario, si verifica la cosiddetta "rottura di stock".
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Relazione tra lead time e quantità di prodotti in vendita
il lead time dipende anche dal numero e dalla diversità degli articoli disponibili in magazzino, ossia dalla quantità di prodotti presenti nel catalogo. Più ampio è l'assortimento, maggiore sarà il livello di giacenza in magazzino, con un conseguente aumento dei costi. Un beneficio derivante dalla riduzione del tempo di attesa consiste nella possibilità di ridurre le scorte senza correre il rischio di finire senza merce. In alcuni casi, la mancanza di disponibilità può creare problemi seri alla reputazione del marchio e del rivenditore. Inoltre, può causare la perdita di clienti a favore di produttori concorrenti (brand switching).
La scelta di un compromesso tra il livello di servizio e i costi di magazzino viene spesso determinata considerando la composizione della clientela e l'importanza dei vari prodotti. Ai prodotti richiesti dal segmento di mercato più importante viene fornito un servizio migliore. In pratica, i clienti più significativi sono serviti con maggior prontezza rispetto a quelli meno rilevanti.
Vantaggi che si ottengono ottimizzando il lead time
- Miglioramento della soddisfazione del cliente: riducendo il tempo necessario per consegnare un prodotto o un servizio, i clienti saranno più soddisfatti e avranno una percezione più positiva dell'azienda.
- Maggiore efficienza operativa: riducendo i tempi di attesa e i ritardi tra le fasi del processo produttivo, si possono migliorare i processi aziendali e aumentare l'efficienza complessiva dell'azienda.
- Migliore gestione del magazzino: riducendo il tempo necessario per produrre e consegnare i prodotti, si può ridurre anche il livello di magazzino necessario per soddisfare la domanda.
- Maggiore flessibilità: riducendo il lead time, l'azienda può essere più reattiva alle esigenze del mercato e del cliente, ad esempio rispondendo più rapidamente a variazioni nella domanda.
- Riduzione dei costi: la riduzione dei tempi di produzione e consegna può ridurre i costi di produzione e di trasporto, e migliorare la gestione dei flussi di lavoro.