La gestione di un’azienda andrebbe organizzata nei minimi particolari allo scopo di ottimizzare e agevolare tutta una serie di processi produttivi. Questo è uno dei motivi per i quali è fondamentale dotarsi di un software gestionale che renda l’attività complessivamente più semplice a tutto il team, e di conseguenza agevoli la produzione di beni e servizi.
Oggi che abbiamo raggiunto una realtà tecnologica altamente performante, ogni business, al di là di dimensioni e di settore operativo di riferimento, deve garantire al suo team una organizzazione lavorativa scorrevole, pratica e veloce.
In questo articolo guida ti andremo a spiegare perché utilizzare un software gestionale per la tua azienda nel 2022 non è solo consigliabile, ma necessario per snellire ogni attività e semplificare qualsiasi operazione.
Indice
Le caratteristiche di un programma gestionale
Per portare massimo vantaggio alle aziende, un programma gestionale deve avere delle caratteristiche specifiche che si adattano alla singola esigenza di ogni impresa.
Innanzitutto deve avere delle funzionalità tali da poter automatizzare i processi aziendali, da quelli più comuni a quelli più complessi, creando una rete di monitoraggio e di analisi lungo tutto la “filiera” imprenditoriale.
Un software deve potersi occupare di tutto, dalla gestione amministrativa a quella contabile, dalla gestione della produzione a quella dei magazzini, passando per le vendite e per i contatti con i fornitori.
Così facendo si semplifica e controlla ogni attività del singolo, riducendo al contempo sprechi, errori e duplicazioni d’informazioni.
Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un software gestionale per azienda?
Miglioramento della produttività
Se volessimo stilare l’elenco dei vantaggi che un software gestionale porta in azienda, ebbene, il miglioramento della produttività va messo in capolista.
Con un programma che riesce a combinare tra loro i vari comparti interni aziendali, o con un programma che connette tutti i lavoratori e raccoglie i dati necessari per lo svolgimento delle varie mansioni, le performance dell’azienda aumentano a vista d’occhio e di conseguenza aumenta la produttività e la resa di ogni singolo processo operativo.
Facciamo l’esempio dell’imprenditoria italiana.
Per il 95% sul territorio nazionale sono presenti micro imprese, e la restante percentuale è rappresentata da grandi e medie imprese.
Gli imprenditori hanno cominciato lentamente ad automatizzarsi, a rendere la produzione di beni e servizi più agevole attraverso ogni strumentazione disponibile sul mercato.
Ecco dunque che anche le micro imprese si sono convertite all’uso dei programmi gestionali, un tempo considerati adatti solo alle grandi imprese, ma oggi ritenuti molto validi anche per quelle di dimensioni più contenute.
Riduzione di costi e tempi
Proseguiamo il novero dei vantaggi ricordando quanto costi e tempi di “realizzazione” del lavoro si riducano e non di poco.
Un software di gestione consente l’automatizzazione di qualunque operazione all’interno dell’azienda. Questo dà un risvolto positivo sia per l’uso delle risorse sia per le tempistiche.
È possibile infatti sottolineare che la maggior parte dei software gestionali include diverse funzionalità, estensioni e almeno più di un modulo, spesso acquistabili anche separatamente in base all’evoluzione delle esigenze dell’impresa. Man mano che l’azienda evolve, spesso è possibile acquisire nuove funzionalità del tool gestionale.
Ottenimento di migliori standard di sicurezza
Se migliora l’efficienza di un’azienda con il programma gestionale, di conseguenza migliorano anche gli standard di sicurezza.
La correttezza delle informazioni, l’esecuzione delle mansioni sono ottimizzate, così che riducendo l’intervento dell’uomo, si abbassa anche il margine di errore.
Il controllo da remoto
Con programmi che danno la possibilità ai dipendenti di gestire l’azienda in ogni suo comparto, è possibile anche il controllo da remoto.
Così facendo la condivisione delle informazioni tra i singoli reparti (anche grazie all’impiego della stessa funzionalità del programma) avviene anche a distanza, fruendo così in tempo reale di dati aggiornati e veritieri.
Da non sottovalutare, poi, che grazie al cloud è possibile accedere alle informazioni praticamente da ogni luogo.
L’operatore può interagire con i processi aziendali anche se non è in sede, intervenendo tempestivamente in caso di problematiche non previste.
Come scegliere un programma gestionale per la propria impresa
Una volta esaminati i vantaggi di un programma gestionale la domanda sorge spontanea: come si sceglie un programma gestionale per la propria impresa?
Il punto di partenza per rispondere a questa domanda è fare una valutazione molto accorta delle necessità all’interno della propria azienda, delle dimensioni e degli elementi distintivi dell’attività. In questo modo si individua con maggiore speditezza il prodotto più funzionale.
Tieni presente che in commercio ci sono molte tipologie di software per la gestione delle aziende, per cui è importante provare a conoscere i differenti prodotti e le loro specifiche peculiarità.
In linea di massima, le aziende optano per un programma di gestione che si occupa principalmente per l’archiviazione dei documenti (per una percentuale pari al 25%).
Prosegue la scelta verso software che si occupano di knowledge management (per il 22%) e di gestione dei processi (per il 22%).
Infine abbiamo quelli per la gestione delle risorse umane e per la sicurezza informatica (per il 14%).
Ovviamente devi ricordare che adottare software di tal portata richiede un’attenzione al loro utilizzo da parte dei dipendenti che ne hanno accesso. Il che vuol dire investire nella formazione del personale che dovrà utilizzare il software.
Se fino ad ora non avevi preso in considerazione l’idea di un gestionale, è giunto il momento di riorganizzare i processi interni.
Bisogna fare una prima scrematura di ciò che serve e di ciò che non serve, per poi farsi costruire un programma ad hoc, capace di porre in essere ottimizzazione e semplificazione dell’attività.