Spesso si sente dire che il tempo è denaro, per intendere la necessità di ottimizzare i tempi, in modo da riuscire a lavorare meglio e guadagnare più profitti. Se questa massima è vero, lo si può riscontrare nel lavoro che molti professionisti devono svolgere verso i loro clienti e di tutti gli espletamenti burocratici necessari per portarlo avanti al meglio.
Le relazioni tra studio e cliente, infatti, spesso è complessa da mandare avanti e soprattutto da regolare. In base al numero e all’articolazione degli incarichi ricevuti, anche il mandato necessita di una specificazione maggiore, di una vera e propria lettera d’incarico scritta, in cui vengono specificate tutte le funzioni che il professionista dovrà espletare. Un compito, spesso svolto dal professionista stesso, proprio per chiarire e rendere più trasparente possibile verso il cliente, il lavoro che verrà effettuato.
Moltiplicato per tutti i clienti di uno studio, rischia di diventare un lavoro davvero molto farraginoso, in grado di assorbire tempo ed energie utili, invece, alla normale attività lavorativa.
Ma questo non è tutto, una volta ricevuto il mandato, lo studio o il singolo professionista, dovranno organizzarsi per svolgerlo e mandarlo avanti senza intoppi e ritardi, col rischio di essere sovrastati dal lavoro e perdere il controllo della situazione, qualora il lavoro fosse maggiore rispetto alle reali disponibilità del professionista.
In queste circostanze, un software di gestione dei diversi mandati professionali può offrire un ottimo supporto nell’organizzazione del lavoro, dalla lettera d’incarico, fino al raggiungimento dell’obiettivo per cui ha ricevuto l’incarico. In commercio ne esistono diversi, come Pactum, un software pensato appositamente per la gestione del mandato professionale da parte di studi e liberi professionisti.
Gli aspetti importanti di un mandato professionale
Il mandato professionale si compone di tre parti, sostanzialmente. Un mandante che affida l’incarico a un mandatario, esplicitando esattamente il lavoro che dovrà essere svolto.
Questo non deve necessariamente avvenire in forma scritta, soprattutto se l’incarico è poco articolato e le parti hanno già preso accordi verbali sul lavoro da svolgere e il compenso da corrispondere. Ciò nonostante, per maggiore dovere di trasparenza, è sempre meglio sottoscrivere una lettera di incarico, per evitare futuri fraintendimenti sulla natura dell’incarico stesso e l’ammontare del compenso.
In tal senso, è sufficiente specificare per ogni mandato, all’interno della relativa lettera, quale sia l’oggetto e il grado di complessità dell’incarico assegnato, i termini di recesso, il compenso e gli eventuali oneri e gli estremi della polizza professionale, qualora fosse presente.
Anche se non sempre obbligatoria, la lettera d’incarico è uno strumento utile a entrambe le parti.
Il mandante avrà ben chiaro il lavoro che dovrà svolgere il mandatario, come nel caso di un commercialista che per conto dell’azienda cliente deve, ad esempio, prestare consulenza in materia fiscale, tributaria, adempiere agli obblighi in materia di tassazione e pagamenti, gestione della contabilità. Dal lato del professionista, invece, si avrà maggiore contezza della complessità del lavoro da svolgere, della tempistica e degli effort necessari per svolgerlo al meglio, in modo da pesare esattamente costi e commisurare i relativi ricavi, ottimizzando così tempo, risorse e denaro.
Gestione del mandato
Una volta ottenuto l’incarico è importante anche gestirlo nel migliore dei modi, anche se questa attività non è sempre semplice, soprattutto per grandi studi strutturati con una grossa mole di clienti da seguire.
Per scongiurare il rischio di perdere informazioni e svolgere il lavoro in maniera disorganizzata e approssimativa, ci si può avvalere di specifici software gestionali, studiati appositamente per organizzare i diversi mandati professionali.
In questo modo il professionista riuscirà a mantenere maggiore controllo sull’incarico ricevuto, sui clienti e sulle relative informazioni, dai semplici dati anagrafici, fino ai tempi di svolgimento dell’incarico, avanzamento dei lavori, fatture ed eventuali rimborsi, senza dimenticare tutta la documentazione formale e il controllo delle prestazioni.