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Come scrivere un comunicato stampa: intervista a DigitalPR.store

Come scrivere un comunicato stampa
Contenuto curato da Massimo Chioni

Chi si occupa di press release sa che, da quando siamo entrati nell’epoca delle pubbliche relazioni digitali, il lavoro degli uffici stampa è cambiato in misura radicale. Questo vuol dire che, tra l’altro, sono cambiate anche le norme da seguire per la stesura di un comunicato stampa efficace. Abbiamo deciso di approfondire il tema con gli specialisti di DigitalPR.store, uno dei migliori marketplace per la divulgazione di press release sul web.

Prima di tutto: a che cosa serve un comunicato stampa?

Lo scopo primario di un comunicato stampa, in genere, è quello di dare risalto a un marchio o far conoscere un’attività, nella speranza che chi riceve il comunicato poi lo pubblichi, anche in forma rielaborata. Le press release sono di fondamentale importanza non solo per gli uffici stampa, ma anche per i professionisti che si occupano di pubbliche relazioni digitali, per chi lavora in una web agency e per le agenzie pubblicitarie. Oggi un ufficio stampa non deve più badare unicamente ai media classici, ma deve tenere conto anche dei social network e degli organi di informazione digitale. Di conseguenza il flusso delle informazioni è dinamico e interattivo; non più univoco e statico come era in precedenza.

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Come si diffonde un comunicato stampa?

La posta elettronica è una delle principali modalità di diffusione da privilegiare. C’è chi invia il comunicato in allegato alla mail e chi lo scrive, invece, nel corpo della mail: sono due scuole di pensiero differenti. Se si opta per l’allegato, si agevola la lettura in virtù di un documento che è sempre lo stesso, senza variazioni dal punto di vista della formattazione. Il consiglio è di scegliere un formato che possa essere modificato (non il pdf, per intenderci) così che i giornalisti che ricevono il documento abbiano la possibilità di fare copia e incolla senza troppi problemi. Se si scrive il comunicato direttamente nella mail, invece, è bene prestare attenzione ai link, dato che la loro presenza potrebbe far finire il messaggio nella sezione della posta indesiderata.

Quale via scegliere, allora?

In medio stat virtus, nel senso che volendo si potrebbe optare per una soluzione di compromesso tra le due. In pratica, si può scrivere un messaggio di posta elettronica che contenga il comunicato preceduto da un testo introduttivo; inoltre, si allega la cartella in cui trova posto il press kit. L’importante è non dimenticarsi mai di segnalare nell’oggetto della mail che quello che si sta inviando è un comunicato stampa. Inoltre, per agevolare il compito dei destinatari, è meglio indicare il tema affrontato. Esistono, in ogni caso, delle piattaforme dedicate a cui i blogger e i giornalisti possono attingere per trovare i comunicati stampa.

Che linguaggio si deve adottare nella stesura di una press release?

Quando si decide di scrivere un comunicato stampa è fondamentale che il linguaggio sia scorrevole e di facile comprensione: la leggibilità, infatti, è la caratteristica principale che rende un comunicato efficace. Si può usare il gergo di settore, ma solo nel caso in cui non se ne possa fare a meno. Inoltre è bene evitare che il comunicato abbia le sembianze di un contenuto pubblicitario, e per questo occorre provare a essere oggettivi. Visto che i comunicati hanno una finalità informativa, è consigliabile propendere per un registro stilistico medio, obiettivo e concreto.

Come scrivere un comunicato stampa

Quali caratteristiche deve avere il titolo?

Come è facile intuire, stiamo parlando del primo elemento che viene letto, e che quindi attira l’attenzione. È essenziale che il titolo sia informativo, e quindi chiaro. Non servono le frasi a effetto, così come sono da bandire i giri di parole. Volendo si può far precedere il titolo da un numero identificativo del comunicato: è un accorgimento che viene adottato per conferire alle pubblicazioni un ordine cronologico. Oltre al titolo, poi, c’è bisogno di un sommario, o sottotitolo: una descrizione sintetica di ciò di cui si parlerà nel corpo del comunicato.

E arriviamo, appunto, al corpo di un comunicato stampa.

Come scrivere un comunicato stampa? Il corpo del testo è molto importante. Prima di tutto è necessario specificare la data e il luogo in cui è stato scritto il comunicato. Poi si passa al lead, dove il lettore deve essere messo a conoscenza degli elementi che gli permetteranno di capire non solo se la notizia meriti di essere pubblicata, ma anche dove ciò potrà avvenire. Ci si può basare sulla famosa regola delle 5 W, riportando le informazioni di base che corrispondono al nucleo della notizia. Dopodiché altri dettagli potranno essere aggiunti nei paragrafi seguenti della press release, con un ampliamento graduale delle informazioni.

Come si può migliorare la leggibilità di un comunicato stampa?

È sottinteso che deve essere scritto in un italiano corretto, ma un ruolo molto importante è quello della formattazione. Utilizzare il grassetto, per esempio, permette di sottolineare i concetti chiavi; invece il corsivo deve essere destinato alle dichiarazioni virgolettate. A tal proposito è utile ricordare che i virgolettati non devono trascrivere per intero le dichiarazioni e i discorsi dei protagonisti del comunicato; viceversa, vanno evidenziati solo gli elementi salienti.

Che stile deve avere un buon comunicato stampa?

La semplicità è sempre l’arma vincente: vuol dire che si deve andare dritti al punto, cercando di tenersi alla larga da tecnicismi eccessivi. Dal punto di vista sintattico ci si può adattare allo stile che viene usato dalle agenzie di stampa, senza inutili aggettivi: uno stile asciutto, insomma, basato su frasi snelle e mai troppo lunghe. Non c’è spazio per giudizi di merito o interpretazioni personali; o, meglio, se presenti essi devono essere virgolettati. In linea di massima, un giornalista tenderà ad apprezzare tanto più un comunicato quanto più questo gli permetterà di cogliere rapidamente il succo del contenuto, senza perdite di tempo.

Infine, quali altri consigli volete fornire a chi si occupa di comunicati stampa?

Abbiamo risposto alle domande di chi si stava chiedendo come scrivere un comunicato stampa, ad ogni modo è ben ricordarsi anche di questi dettagli: non bisogna mai tralasciare di segnalare il nome dello studio o dell’organizzazione da cui proviene la comunicazione. Inoltre per consentire ai destinatari di procedere ai necessari approfondimenti, può essere utile indicare non solo l’URL del sito aziendale, ma anche quelli di altre fonti eventualmente interessanti. Gli allegati non possono essere troppo pesanti: il che è valido anche per le foto, che devono poter essere scaricate facilmente.