In Italia le piccole e medie imprese rappresentano praticamente l’ossatura dell’economia. Parliamo di circa il 98% delle aziende attive nel paese, cioè più o meno 4,4 milioni di realtà imprenditoriali. Insieme danno lavoro a circa 16 milioni di persone e generano il 41% del fatturato complessivo nazionale. Numeri che raccontano bene un paese fatto soprattutto di attività locali, spesso nate come iniziative familiari, che non di rado puntano a farsi conoscere anche oltre i confini italiani e, in molti casi, ci riescono davvero.
Certo non mancano le sfide per le PMI. C’è la burocrazia, con tempi lunghi e regole che cambiano continuamente, e poi ci sono gli investimenti, con pochi aiuti che arrivano dal governo nazionale. Però, tra le sfide più grandi che attendono queste imprese c’è la digitalizzazione e, con l’implementazione della tecnologia, la necessità di avere sistemi sicuri, a prova di hacker. Per questo ci sono strumenti come la data room virtuale, creata per permettere di collaborare in modo sicuro.
Indice
La corsa alla digitalizzazione delle PMI italiane
La digitalizzazione è diventata un passaggio chiave per avvicinarsi all’industria 4.0 e, in prospettiva, anche alla 5.0. Per le aziende significa iniziare a usare davvero tecnologie e automazione, così da rendere i processi più semplici, fluidi e, in generale, il lavoro molto più efficiente. Eppure, secondo una ricerca degli Osservatori Digital Innovation del Politecnico di Milano, nel 2025 solo il 19% delle PMI italiane ha scelto di adottare strumenti realmente avanzati. Quasi la metà, il 47%, segnala ancora problemi di connettività: un ostacolo che rallenta qualsiasi ambizione di innovazione.
Con ben l’83% delle aziende che hanno difficoltà quando si tratta di adottare ed usare strumenti digitali, è ovvio che le PMI italiane vedono la digitalizzazione come un costo e non come un’opportunità. Davanti a sfide come la burocrazia e la concorrenza delle grandi imprese, le piccole e medie imprese devono trovare gli strumenti giusti (e a portata di budget) per la loro cyber security. Primo fra tutti le data room, anche dette VDR.
I benefici delle VDR per le PMI italiane
Le data room online sono veri e propri spazi virtuali dove poter condividere, salvare e modificare documenti e file riservati: se vuoi una panoramica pratica su come funzionano e quali caratteristiche contano davvero, puoi dare un’occhiata a questa guida su virtual-dataroom.it prima di confrontare i singoli provider. Le VDR funzionano come dei magazzini digitali, dove gli utenti autorizzati possono visualizzare, scaricare e modificare le informazioni. Tutte le PMI lavorano con documenti sensibili, come i dati finanziari o assicurativi e devono gestire la confidenzialità di clienti, business partner e potenziali investitori.
Quindi, le data room m&a sono essenziali per lavorare in tranquillità, in ogni parte del mondo, ad ogni ora e con ogni dispositivo. In più, queste stanze virtuali possono essere un primo passo verso la digitalizzazione e sono decisamente meno costose di altri investimenti tech. Infatti, con un pizzico di pazienza e di determinazione, è possibile scegliere una VDR perfetta per le PMI senza rinunciare alla convenienza.
Come scegliere un data room provider per l’impresa
Se ci sono servizi comuni ad ogni fornitore, è anche vero che ogni provider ha le sue peculiarità. Per questo, è necessario prendersi del tempo per valutare ogni possibilità. Ad esempio, la sicurezza è una preoccupazione comune ad ogni provider, quindi i servizi a cui fare attenzione sono altri. Spesso, molto dipende dal tipo di PMI, di cosa si occupa e delle priorità.
Ecco alcuni passaggi da seguire per fare la scelta giusta:
- Definire le proprie necessità: meglio un servizio di traduzione in tempo reale o un’app per lo smartphone? Quanto spazio di archiviazione serve? Quanti utenti devono avere accesso alla virtual dataroom?
- Definire il proprio budget. Ogni fornitore di VDR ha prezzi e tipologie di abbonamento diversi, quindi mettere un tetto alla spesa è necessario.
- Comparare diversi provider prendendo in considerazione non solo il costo, ma anche la facilità d’uso e l’assistenza clienti.
- Controllare le recensioni di utenti veri e verificati e, se ci sono, le risposte che vengono date dal fornitore.
- Fare una selezione di massimo tre data rooms per iniziare a restringere il campo.
- Testare e provare in prima persona la VDR per vedere come funziona e, soprattutto, se funziona per la propria PMI.
Quest’ultimo punto è particolarmente importante ed è fondamentale sapere che ci sono provider che forniscono demo oppure periodi di prova gratuiti per poter dare un’occhiata alla piattaforma. Di solito, per capire se la VDR è quella giusta, gli esperti consigliano di farla provare a una parte del team che dovrà usare la stanza virtuale, in modo da poter rispondere subito a dubbi e domande.
L’importanza della formazione
Aggiornamenti e corsi di educazione sono passi necessari per avviare il processo di digitalizzazione con successo. E la virtual data room non fa eccezione. Ogni utente che ha accesso alla VDR deve sapere come funziona prima di iniziare ad utilizzarla, per evitare ritardi e disagi, e deve capire quanto la sicurezza sia importante. Con strumenti come l’autenticazione a due fattori e l’SSO (single sign-on), mantenere i dati sensibili al sicuro è ancora più facile, ma tutti devono capirne l’importanza. Con un piccolo investimento di tempo e risorse, è possibile sfruttare i benefici delle VDR per le PMI, senza perdere denaro o documenti privati.