Se colossi come Google, Facebook, Spotify, o, Uber utilizzano il metodo OKR un buon motivo dovrà pur esserci, no? Lo stesso vale, anche, per le tante aziende - grandi o piccole - che hanno deciso di adottare questa particolare metodologia di organizzazione del lavoro innovativa e inclusiva. Un nuovo approccio al business che ha il suo punto di forza nella efficace definizione degli obiettivi.
Cosa sono gli OKR?
Ma cosa sono gli OKR? La sigla OKR sta per “Objectives and Key Results” e indica una particolare organizzazione del lavoro molto utilizzata soprattutto nelle aziende hi-tech e in realtà lavorative in cui si utilizza il cosiddetto metodo Agile. In pratica gli ‘obiettivi’ rappresentano il punto di arrivo (ambizioso e non misurabile) mentre i risultati chiave (concreti e misurabili) rappresentano il percorso, le azioni che bisogna mettere in pratica per raggiungere – o avvicinarsi il più possibile – al traguardo finale. Ogni obiettivo può avere fino a 5 KR e in generale ogni ciclo di lavoro ha un tempo prestabilito che, solitamente, si aggira intorno ai tre mesi. Al raggiungimento dell’obiettivo finale lavorano tutti i settori e i membri dell’azienda contemporaneamente, ciascuno secondo il proprio ruolo e seguendo il proprio percorso.
Ma vediamo più nel dettaglio i tre elementi chiave di questa metodologia, ovvero: obiettivi, risultati chiave e misurazione.
- Gli obiettivi sono il fine a cui puntare. Rispondono alla domanda: cosa voglio ottenere? Ogni progetto ha un obiettivo generale da cui poi derivano e si collegano tutta una serie di obiettivi specifici e misurabili. Gli obiettivi, invece, devono essere ambiziosi.
- I risultati chiave sono appunto gli obiettivi specifici che a loro volta possono essere suddivisi in altri sotto-obiettivi collegati tra loro come tanti mattoni che, uno sull’altro, compongono l'edificio. I KR devono essere S.M.A.R.T, ovvero, specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e time-bound (scadenza prestabilita).
- Il terzo parametro è dato dalla misurazione in corso d'opera dei risultati ottenuti così da poter intervenire in caso di disallineamento con l’obiettivo principale e correggere la strategia. Gli step di verifica sono fondamentali per la buona riuscita del progetto e possono essere impostati con cadenza settimanale, mensile, bimestrale, etc.
Allineamento, infatti, è una delle parole chiave per comprendere la filosofia di questo particolare metodo di lavoro, dove per allineamento si intende proprio il coinvolgimento di tutte le risorse aziendali nella soddisfazione degli Objectives. Altra parola chiave, nonché, pilastro di questa metodologia – come vedremo inseguito – è trasparenza, poiché la “griglia” degli OKR deve essere condivisa e visibile a tutti i membri del team di progetto.
Come funzionano gli OKR?
Per provare a spiegare come funzionano gli OKR facciamo un esempio pratico di impostazione del lavoro con questo metodo: poniamo il caso di un web writer freelance che voglia aumentare il numero dei propri clienti sfruttando il suo sito personale. L’Objective potrebbe essere: aumentare del 30% il fatturato in un semestre. Per raggiungere, o, comunque avvicinarsi all' obiettivo il nostro freelance dovrebbe individuare tre ‘Key Results':
- Aumentare il numero di clienti
- Offrire nuovi servizi di scrittura
- Creare un pacchetto promozionale
Per ognuna di questi risultati chiave dovrebbe poi individuare altri KR per raggiungere i primi. Per il primo KR, ad esempio, potrebbe individuare due altri risultati chiave, ad esempio:
- trovare un servizio di email marketing performante
- lanciare una campagna di lead generation
E così via, fino a quando non avrà stilato una vera e propria 'road map' di interventi da mettere in campo per arrivare al raggiungimento dell’obiettivo principale, ovvero, aumentare il fatturato del 30% in sei mesi.
Se, però, invece di un freelance il nostro esempio riguardasse il Ceo di una società che produce contenuti per il web, quest’ultimo - una volta individuato l'obiettivo principale e i primi tre KR con cui poterlo raggiungere - si confronterebbe con i suoi diretti collaboratori e in particolare con il responsabile del settore nuove commesse per la ricerca di nuovi clienti, il responsabile dei contenuti e il responsabile marketing.
Per il responsabile del settore nuove commesse l'obiettivo da raggiungere dovrebbe essere quello di trovare nuovi clienti e per farlo potrebbe dover individuare nuove tasks - come ad esempio trovare un servizio di email marketing performante - che poi condividerà con i suoi diretti sottoposti che a loro volta prenderanno un obiettivo e individueranno dei Key Results per raggiungerlo. La stessa cosa faranno il responsabile contenuti e il responsabile marketing. In questo modo ciascun membro della squadra lavorerà per raggiungere lo stesso obiettivo, ma sceglierà personalmente il modo in cui dare il proprio contributo, condividendolo con tutti gli altri.
Vantaggi legati all’utilizzo degli OKR
L’utilizzo di questo particolare framework comporta numerosi vantaggi, vediamo nel dettaglio quali sono:
- Individuazione efficace degli obiettivi. Grazie alla sua particolare organizzazione del lavoro, questo metodo consente di mantenere sempre il focus sull'obiettivo finale, poiché, stabilisce una griglia di risultati chiave da raggiungere che concorrono tutti allo stesso obiettivo. Garantisce libertà di azione, poiché non ci sono schemi rigidi da seguire, ma tutti gli sforzi sono sempre puntati in un'unica direzione e ogni azione deve restare all’interno degli OKR.
- Delegare il lavoro. Delegare è la chiave per il successo di un progetto soprattutto se è ambizioso e se vede il coinvolgimento di un team ampio. Delegare non è sempre facile, e questo metodo consente di facilitare questo processo.
- Misurabilità. Grazie agli step di verifica, i risultati raggiunti ad ogni 'risultato chiave' sono misurabili. In base ai risultati ottenuti si può capire se si sta lavorando al meglio per il raggiungimento dell’obiettivo o se occorre correggere il tiro.
- Migliorare gestione degli obiettivi. La suddivisione del lavoro in obiettivi specifici, i KR, consente di migliorare la gestione di questi ultimi.
In conclusione, il ricorso agli OKR per la riorganizzazione del business aziendale consente di individuare gli obiettivi con chiarezza, stabilire le azioni da compiere per raggiungerli e organizzarle in ordine di importanza. Il ricorso a questa metodologia di lavoro necessita del coinvolgimento di tutti i membri del team che lavorano simultaneamente e in totale libertà al raggiungimento degli obiettivi finali.