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Banca dati degli indirizzi e normalizzazione: le cose da sapere

Banca dati degli indirizzi
Contenuto curato da Massimo Chioni

C’è un elemento che per le aziende che debbano effettuare spesso attività di mailing e, più in generale, per chi si trovi a trattare con una mole di dati importante nel quotidiano bisogna sempre mettere al centro. Si tratta dell’aggiornamento e della ‘pulizia’ della banca dati degli indirizzi, i quali infatti - ai fini di effettuare spedizioni dall’esito efficiente - devono risultare corretti in base alla normativa postale e non presentare errori. Si tratta di una premessa essenziale affinché la comunicazione possa arrivare in maniera certa e puntuale (con un conseguente risparmio anche in termini di risorse economiche). Tra l’altro, in tema di business, sono proprio queste mancanze a poter rallentare o compromettere la crescita aziendale.

Analisi e controlli per ottenere un’esatta postalizzazione

Disporre di un indirizzo sbagliato, infatti, rappresenta un problema tra i più sentiti dagli addetti ai lavori. Dall’altro lato, sapere di poter contare su dati di buona qualità garantisce invece un’esatta postalizzazione. Occorre verificare, presto e bene, con una certa costanza questi stessi indirizzi affinché possano essere trasformati nella forma più corretta (la toponomastica cambia infatti spesso e riguarda diversi luoghi d’Italia).

Ecco spiegato il motivo per cui si rende necessario ricorrere alla normalizzazione degli indirizzi. Si tratta di un processo del tutto automatizzato, attraverso il quale diventa possibile effettuare diverse tipologie di analisi e controlli su quelli che sono tutti gli indirizzi a disposizione e presenti nella banca dati (potrebbe essere, per esempio, un archivio di fornitori e clienti). Con una premessa essenziale: le informazioni che rappresentano la base sulla quale portare avanti le verifiche devono essere tali da assicurare la veridicità sia dei dati che delle descrizioni.

Come avviene il processo di analisi e normalizzazione dei dati

Cerchiamo di capire meglio che cosa si intende quando si fa riferimento all’articolato concetto di ‘normalizzazione degli indirizzi’. In pratica, consiste nel controllo e nella relativa (eventuale) correzione di inesattezze e imprecisioni presenti negli indirizzi del database. In questo modo diventa possibile indicare i diversi indirizzi con una forma che sia universalmente accettata e sempre correttamente interpretabile dai vari sistemi informativi. L’algoritmo garantisce una precisa elaborazione dell’indirizzo (che può essere specificato in vari modi) per poi passare alla convalida delle informazioni e, per concludere, alla restituzione delle descrizioni finali. La normalizzazione degli indirizzi consentirà di aggiornare le info obsolete, la cancellazione di duplicati e il completamento di parti mancanti.

Per quanto riguarda poi nello specifico i vantaggi che è possibile ottenere dalla messa in atto di questa operazione ad alta tecnologia, senza dubbio - in primis - vi è la certezza di svolgere una futura attività di invio della corrispondenza performante. La normalizzazione degli indirizzi in questo senso si offre anche di migliorare l’immagine del brand, specie per quanto riguarda la sua affidabilità e professionalità. Dunque è facile comprendere come a migliorare possa essere, di conseguenza, anche il livello di fidelizzazione dei clienti. In caso di banche date molto corpose, si potranno ridurre in maniera importante i costi di mailing e ottenere una corretta standardizzazione per quanto concerne i dati aziendali.

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